Skip to the content

For bare 10 år siden talte vi om traditionel læring eller elæring, men en af definitionerne på elæring lyder; "alle former læring der er helt eller delvis understøttet af digitale medier", og det efterlader elæring under en bred paraply, og i 2019 er det også svært at forstille sig læring og videndeling uden det i det ene eller anden form er understøttet af digitale medier. En af måderne, at administrere og leverer elæring på, er via et LMS (Learning Management System), og det er lettere forsimplet, for der findes i dag rigtig mange LMS-løsninger med forskellige fordele og ulemper.

Måske har i allerede at LMS, men overvejer om det er det rigtige for jer eller måske overvejer at indkøbe et LMS, eller måske er du bare nysgerrig på de mange muligheder. I dette indlæg kigger vi nærmere på LMS-anno 2019. Vi kan kun kradse i overfladen af dette meget brede emne, men giver dig et indblik i, hvilke overvejelser vi mener er vigtigst og hvilke krav du bør stille til et moderne LMS - for der kan være rigtig mange penge og frustrationer sparet ved at vælge rigtig første gang - tag det fra én, der har været igennem processen med implementering af LMS mere end én gang.

Inden vi starter, skal tilføjes en disclaimer. Ved HUMINT er vi uafhængige, vi har ingen bindinger til LMS-leverandører og vi modtager ikke penge eller anden værdi for videresalg, vi rådgiver og skaber løsninger til virksomheder og organisationer, alene ud fra deres mål, behov og ambitioner. Dette indlæg er desuden udtryk for egen research og erfaringer.

 

Hvad er et LMS?

 

For at der er tale om et LMS skal systemet basalt set kunne løse tre opgaver:

  • Skal kunne lagre og administrere læringsindhold,
  • Skal have flere niveauer og roller (administratorer, kursusledere og deltagere)
  • Skal kunne monitorere og måle resultater af undervisningen

Ovenstående er laveste fællesnævner. Nogle LMS-systemer er målrettet til brug ved uddannelsesinstitutioner, mens andre er mere målrettet HR-teknologi i virksomheder. Gældende for særligt de markedsførende systemer som Saba, Docebo, Cornerstone og Blackboard, så kan de sammensættes så de passer til forskellige behov. Derudover vil der være forskel på, hvor systemet er installeret og er tilgængeligt, nogle systemer er cloud systemer (CLMS), andre skal installeres lokalt, og nogle udbydere tilbyder begge dele. Der vil derudover være forskelle på de indholdsformater et LMS kan håndtere, hvordan kommunikationen foregår via LMS og i øvrigt de ekstra funktioner og plug-ins systemet kan udvides med. 

 

Hvorfor skal i have et LMS?

 

Som nævnt i indledningen er LMS én af måderne til at administrere og levere indhold, men det er den metode de fleste kender og foretrækker. Det sagt, så findes der flere andre måder at løse samme de samme opgaver på, og eftersom som de fleste LMS tilbud i dag bygger på en SaaS forretningsmodel, hvor der typisk betales per bruger per år, så kan det være en overvejelse værd at bruge ét af alternativerne. Det ser vi mere på i slutningen af dette indlæg.

Den direkte værdi af et LMS kan være svært at måle, da en lang række andre faktorer, og ikke mindst kvaliteten af indholdet på LMS'et vil have indflydelse, men i en undersøgelse foretaget af IBM anslås det, at af de ca. 41 procent af de undersøgte virksomheder der pt. bruger læringsteknologi, oplever en 10 procent stigning i produktivitet og en 16 procent forøgelse af kundetilfredsheden. Dette skal naturligvis tages med et gran salt, da undersøgelsen bygger på brug EdTech og ikke isoleret på LMS. For uddannelsesinstitutioner i almindelighed, er der bred enighed om, at elæring har været med til at løfte den generelle kvalitet af uddannelserne. Der er derudover flere undersøgelser der peger på, at elæring kvalitetsmæssigt er bedre en traditionel undervisning, med til denne ligning hører dog, at det er svært at sammenligne 1:1, da der vil være forskel på, hvad der bliver undervist i, hvem deltagerne er og at elæring kun egnet til nogle former for læring. 

At måle den direkte værdi af et LMS kan altså være svært, ligesom det kan være svært nøjagtigt at opgøre værdien af SharePoint eller SAP. Således er betydningen af LMS gledet ned ad listen over, hvad virksomheder mener er de vigtigste værktøjer i L&D, i den årlige "The L&D Global Sentiment Survey", og i 2019 udgaven ligger LMS således på en sjetteplads.

 

Hvilket system skal i vælge?

 

At vælge det rigtige LMS-system er en proces med mange overvejelser, vi har samlet de vigtigste i en checkliste vi mener der bør indgå i processen, og den kan du frit downloade herunder. Ved valg af LMS er der nogle faldgruber, du bør være særligt opmærksomme på:

Globalt, betyder ikke nødvendigvis hele verden: Hvis indholdet skal kunne leveres globalt, skal du være opmærksom på, om globalt rent faktisk betyder hele verden. Der er f.eks. begrænsninger forhold til at kunne levere indhold i Kina, Nordkorea, Iran, Saudi Arabien, Eritrea mfl. og eftersom mange danske virksomheder har forretningsenheder i Mellemøsten og Asien, er det selvfølgelig vigtigt at vælge en leverandør, der kan levere indhold på den anden side af "The Great Firewall in China".

Langt de fleste LMS'er i dag, har de sprog du skal bruge på brugerfladen (gerne et sted mellem 7-19 sprog), medmindre der er tale om særlige behov. 

GDPR og IT-sikkerhed: Hvordan administrerer systemet GDPR-reglerne og IT-sikkerhed generelt? Flere systemer har muligheden for at integrere med andre af dine systemer, som dine Active Directories og CRM, hvilket betyder at brugerdata automatisk bliver slettet, når f.eks. en medarbejder forlader virksomheden eller en kunde slettes fra CRM. Hvis du vælger et system, hvor dette ikke er indbygget, skal du enten betale for udviklingen af et plug-in eller administrere det manuelt.

Derudover bør systemet understøtte en række krav til almen IT-sikkerhed, som encryption protocol, login authentification og backup storage på sikre servere.

Administrationstid: Skal du udarbejde en businesscase på indkøb af LMS, bør du samtidig kende omfanget af den tid i skal bruge på administration og service af systemet. I reglen undervurderes den tid der skal bruges, og giver grundlag for forkerte beslutninger. Med til historien hører selvfølgelig, at flere leverandører også tilbyder at administrere hele eller dele af systemet. 

Indholdsformater og læringsmetoder: Hvis du tidligere har fulgt HUMINT's indlæg, ved du vi er udtalte kritikere af one-size-fit-all-teknologier, som mobile learning, microlearning, bit-size-learning, video learning, VR/AR mfl. Det gælder også, når det kommer til valg af LMS og Learning Environments. Et godt Learning Management System bør kunne håndtere mange former for indhold og tilgodese forskellige læringsstile og behov, og her kan ovennævnte være ganske gode indholdselementer, men de kan ikke stå alene, ligesom man ikke kan uddanne en medarbejder alene ved elæring.

Hvad er en bruger: LMS-leverandører har forskellige måder at taksere deres services. Til en start kan det være givtigt at finde ud af hvilke services er inkluderet i den pakke du bliver tilbudt og hvad der skal tilkøbes, og derefter sammenligne med hvad du kan få ved andre. Derudover vil der også være forskel på definitionen af en bruger. Ved nogle kan en bruger være en du har registeret i systemet, ved andre tæller det først som en bruger, når vedkommende er aktiv, dvs. er optaget på et eller flere kurser. Slutteligt, er der også leverandører der tager betaling for den plads du bruger på platformen, og her bliver 500 GB hurtigt for lidt.

Vi er endnu ikke stødt på en leverandør der ikke er til at forhandle med, og du bør ikke betale for brugere der ikke aktivt brugere systemet. Nogle leverandører har en feature, der automatisk fjerner "sleepers", hvis en bruger har været inaktiv over længere tid. Derudover bør du ikke betale for den plads du bruger, der findes et vælg af alternativer, der slet ikke har pladsforbrug med i deres prisstruktur.

Service: Der er også stor forskel på den service du får med i pakken. Du bør ikke stille dig tilfreds med Q&A sektionen på hjemmesiden eller supporten der er placeret i Ukraine, som eneste muligheder for hjælp, når systemet gør knuder. Derudover bør tilbuddet indeholde træning i brug af systemet, ligesom dokumentation og manualer bør være let tilgængelig, og gerne understøttet af mindre træningsvideoer.

Tilgængelighed: Udover at systemet skal være geografisk tilgængeligt, er der et par andre parametre der bør indgå i overvejelserne. Ét ønske vi møder tit, men få kan tilbyde, er offline kapabilitet. En del virksomheder ønsker at deres medarbejdere kan tilgå indhold offline, fordi det er praktisk for medarbejdere der rejser meget eller er steder, hvor dækningen er ringe, og det vil i LMS termer sige 500 KB eller mindre. Offline kapabilitet vil dog sjældent betyde, at alt indhold kan tilgås offline, men at indhold kan downloades til eksempelvis mobilen, og når brugeren igen opnår forbindelse til nettet, så vil systemet opdatere registreringen af resultater.

Derudover er mange større virksomheder og offentlige institutioner underlagt krav om accessibilty, dvs. hvor brugervenligt systemet er for mennesker med syns- eller hørerhandikap. Denne gruppe udgør ca. 20 %, og for flere og flere virksomheder er accessibility en blevet del af IT-strategien. Standarder for accessibility som WCAG 2.0 eller ADA 508 er generelle og gælder for alt webindhold, dvs. for LMS såvel det indhold der ligger på LMS. Det er - endnu - de færreste LMS leverandører der skilter med at de tilbyder brugerflader der er designet efter forskrifterne i WCAG 2.0. Det vil dog altid være en god ide at teste systemets brugerflade på målgruppen inden indkøb, og en del LMS-leverandører tilbyder en prøveperiode på op til 3 måneder.

Integration: Integration er en overset, men meget vigtig parameter. Djævlen ligger som bekendt i detaljen, og når det kommer til at integrere LMS med virksomhedens øvrige systemer, strategi og forretningsgange, er svarende sjældent givet på forhånd. I det perfekte scenarie ville LMS løsningerne passe til virksomhedens behov som hånd i handske, det er dog ikke virkeligheden for mange virksomheder. Virkeligheden kan sjældent skæres pænt til i kanterne og indkapsles i ét system eller én platform. Digitale løsninger skal udvikles kontinuerligt og sammen med de mennesker der skal bruge dem.

Lad os tage et eksempel som learning analytics, der er et meget aktuelt behov i mange virksomheder. I hovedsagen skal learning analytics måle kvaliteten af den træning virksomheden gennemfører, for løbende at kunne forbedre denne. En anden del af learning analytics er at kunne måle i forhold til de opnåede resultater, hvilken effekt har træningen haft der hvor den skulle bruges; har salgstræningen haft målbar effekt i salget? Har scenarie-træningen ført til at lagerstyringen er mere omkostningseffektiv? De fleste LMS kan udbygges med generiske plugins til at måle træningens kvalitet, deltagernes tilfredshed etc., men når det kommer til at binde træningen til virksomhedens forretningsmål, så kræver det først og fremmest en samlet plan, og et system der kan integreres med andre systemer og løbende tilpasses til nye målsætninger og skiftende behov. Og her kommer en del virksomheder på overarbejde.   

 

Fremtidens LMS

Hvis du har søgt lidt på LMS eller systemer til viden- og informationsdeling, er du utvivlsomt stødt på udtryk som Future LXP (Learning Experience Platform) eller Next Gen LMS. De mest avancerede LMS'er i dag, under ét kaldet NGLE/NGDLE (Next Generation Digital Learning Environments) er kendetegnet ved at;

  • De giver bedre brugerbaseret oplevelse baseret på brugerens præferencer
  • Systemerne giver muligheder for kollaborativ- og social læring, og facilitere digitale praksisfællesskaber, hvor brugerne kan udveksle erfaringer og ideer
  • Brugeren kan fra systemet søge efter ressourcer med relevans og interesse, og dele dem med andre
  • Gør indhold tilgængeligt offline
  • Sammensætter learning paths, bestående af forskellige indholdselementer
  • Kan indhente, sammenligne og give overblik over bruger data (learning analytics)

Med andre ord er nøgleordene for fremtidens learning environments; eco systemer der tilbyder en platform, hvor mennesker kan mødes og udveksler ideer og erfaringer, og hvor indholdet tilpasser sig den enkeltes behov og interesser.

Der helt sikkert mange gode tanker bag de nye LMS/LXP-systemer, særligt ideen om at tilpasse læringsforløbet til den enkelte og fremme viden i praksisfællesskaber. Men, for der er op til flere men'er. I en verden hvor information er tilgængelig hele tiden og alle steder, er videnstyring blevet en central faktor i moderne L&D, og de fleste virksomheder vil gerne holde hånd i hanke med, hvor meget tid den enkelte medarbejder bruger på kompetenceudvikling. Det er med andre ord vigtigt at L&D adskiller signalet fra støjen, og målretter og facilitere den viden medarbejderne har behov for til at løse specifikke opgaver. At et system giver mulighed for at søge ressourcer og facilitere videndeling med andre, gør det ikke nyskabende. Og at et system levere bit-size learning, gør det ikke effektivt. Som Lori-Niles Hofman så rigtigt bemærker i hendes seneste artikel; content consumation does not equal skill acquisition

 

I sammensætter selv morgendagens LMS

 

Som nævnt i indledningen er LMS én af måderne at løse en opgave på. Der mange måder at tænke læring på, den traditionelle måde er at levere læring via et LMS, hvor man løbende kan måle deltagelse, give certificeringer, lave onboarding programmer og meget mere. I nyere former lægges ikke så meget vægt på at levere kurser og træning, men mere på at facilitere et læringsmiljø, der er tilpasset målgruppen og er tilgængeligt når og hvor brugerne skal bruge det i form af mindre indholdselementer.

Der er gode perspektiver i at tænke læring og videndeling anderledes end i ét system, som man efterfølgende skal forsøge at få til at passe til virksomhedens behov og de mennesker der skal bruge det. En del virksomheder får designet deres egne løsninger. Det kræver en sammenhængende plan for Learning & Development (HRD), men når den er udarbejdet, er der skabt en rød tråd imellem kompetenceudvikling og forretningsmål. Man kan selvfølgelig vælge en open source-løsning, hvilket flere vælger, men det kræver at man har IT kompetencen til at designe og administrere systemet, og man vil alt andet lige have endnu et system, som ledere og brugere skulle uddannes i at bruge.  

 Mange af de funktioner der kan tilkøbes i et LMS findes allerede i virksomhedens nuværende systemer og kan designes til at løse samme opgaver som et moderne LMS. For virksomheder der eksempelvis anvender Office 365, kan der opbygges learning flows der interagere mellem Sharepoint, Outlook og Power Bi, hvilket giver en fleksibel, brugervenlig og kost-effektiv løsning, der kan integreres med andre systemer som SAP og E-Connomic. Samtidigt skal virksomheden ikke bekymre sig om tilgængelighed, GDPR, IT-sikkerhed eller service, da en sådan løsning bygger på applikationer virksomheden allerede bruger og stoler på.

 

Efterord

 

I en undersøgelse foretaget af Deloitte peger 86% på læring, som den vigtigste ressource i moderne virksomheder. Desværre er der også en del undersøgelse der peger på, at en stor del af de læringsaktiviteter der gennemføres, ikke når de mål de var tiltænkt. For at opnå succes med læring og udvikling i virksomheder, kræver det sammenhængende processer, med prioriteringer og fokus på kvalitet, grundet i en læringskultur. Det kan måske lyde en smule højtflyvende, men det er det ikke, tværtimod, læring og videndeling bliver først rigtig værdifuld, når det bliver løftet over one-size-fit-all teknologier, og tager afsæt i rigtige mennesker, i rigtige virksomheder, med rigtige udfordringer. Det er dét et LMS bør understøtte og har værdi.